Buku Ekspedisi Surat Sekolah

Salam ...

Buku ekspedisi atau dikenal juga sebagai buku pengantar surat, yaitu suatu buku yang dipakai untuk mengagendakan (mencatat) setiap surat yang dikirimkan kepada pihak luar. Jika dikaitkan dengan sekolah, maka buku ekspedisi surat sekolah merupakan buku yang berfungsi sebagai media pencatatan surat yang dikeluarkan.

Setelah membaca klarifikasi tersebut, mungkin Anda akan berpikir: Apa perbedaan antara buku ekspedisi dengan jadwal surat keluar?

Berdasarkan definisi di atas, sekilas mungkin tidak ada bedanya. Akan tetapi buku tersebut dikelola oleh dua tenaga manajemen yang berbeda.

Buku ekspedisi biasanya dikelola oleh tenaga manajemen sekolah yang mengurus layanan khusus, dan ketika petugas yang diperintah untuk mengirimkan surat maka ia harus kembali dengan membawa bukti tandatangan dari pihak peserta di buku tersebut. Sedangkan jadwal surat keluar dikelola TAS urusan pengarsipan dan persuratan, serta jadwal ini tidak membutuhkan tandatangan dari peserta (artinya ini dipakai hanya untuk mencatatkan identitas surat yang dikirimkan).

Nah, sehabis mengetahui hal tersebut tentunya Bapak/Ibu mengetahui perbedaannya di antara keduanya.

Kita lanjutkan pembahasannya.

Buku ekspedisi ini keuntungannya hampir sama dengan jadwal surat keluar. Penjelasannya sanggup dibaca disini.

Kemudian apakah formatnya juga mirip?
Ya, formatnya hampir mirip. Akan tetapi, pada buku ekspedisi dicantumkan tandatangan peserta surat.

Buku ekspedisi umumnya disajikan dalam bentuk tabel yang terdiri dari beberapa kolom keterangan, diantaranya:

• Nomor urut tabel
• Tanggal
• Nomor dan tanggal surat yang dikirimkan kepada pihak lain (yang dibentuk oleh sekolah)
• Perihal
• Alamat surat (alias alamat sekolah)
• Alamat peserta (yang mendapatkan surat)
• Tandatangan.

Format bukunya sanggup dilihat melalui pola yang disajikan pada gambar berikut.

Tambahan:

Tutorial trik mengisi buku ekspedisi:

(1) Isi semua kolom yang ada pada tabel buku tersebut;

(2) Pengisiannya didasarkan pada keterangan yang tercantum pada setiap kolom bab atas.

Kolom:

(a) "No." diisi dengan nomor urut menurut banyaknya surat yang dikirim ke luar,

(b) "Tanggal" diisi dengan tanggal pencatatan,

(c) "Nomor dan Tanggal Surat" diisi dengan nomor surat dan tanggal dikeluarkannya surat itu,

(d) "Perihal" trik pengisiannya sudah cukup jelas

(e) "Alamat Surat" diisi dengan alamat pengirim (sekolah)

(f) "Alamat Penerima" diisi dengan alamat pihak yang mendapatkan surat

(g) "Tanda Tangan" diisi atau ditandatangani oleh penerima.

Demikian lah pembahasan yang sanggup kami sampaikan kepada Bapak/Ibu sekalian.

Terima kasih telah meluangkan waktunya untuk membaca tuntas postingan ini.